Bewerbungsunterlagen für die Wohnung: Was wann dazugehört

Wer schon bei der Besichtigung die komplette Bewerbungsmappe abgibt, liefert in aller Regel mehr, als zu diesem Zeitpunkt erforderlich ist – und was nicht erforderlich ist, darf die Gegenseite auch nicht verarbeiten. Die Datenschutzkonferenz – der Zusammenschluss der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder – hat die Version 2.0 ihrer „Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressent:innen“ mit Stand Januar 2026 vorgelegt. Sie unterscheidet bis zu drei Zeitpunkte im Vermietungsprozess, und zu jedem gehören andere Angaben.

Der Musterfragebogen im Anhang sagt es in einem eigenen Absatz: „Keine unaufgeforderte Zusendung nicht erforderlicher Unterlagen! Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen wir keine unaufgefordert zugesandten Unterlagen mit Personenbezug verarbeiten, wenn diese im Vermietungsprozess noch nicht erforderlich sind.“ Maßstab ist damit nicht ein starres Verbot, sondern die Erforderlichkeit im jeweiligen Schritt – und die Alles-in-einer-PDF-Empfehlung vieler Ratgeber setzt sich darüber hinweg.

Für die Praxis heißt das nicht, später anzufangen, sondern: die Mappe vorher fertig haben und stufenweise abgeben. Eine Orientierungshilfe ist kein Gesetz – sie gibt die Auffassung der Aufsichtsbehörden wieder.

Die drei Phasen der Wohnungsbewerbung

Die Orientierungshilfe differenziert „zwischen bis zu drei Zeitpunkten“: „(A) dem Besichtigungstermin, (B) der vorvertraglichen Phase, in welcher die Mietinteressent:innen den künftigen Vermieter:innen mitteilen, eine konkrete Wohnung anmieten zu wollen, und (C) der Entscheidung der künftigen Vermieter:innen für eine:n bestimmte:n Mietinteressent:in (Erstplatziert:e)“. Dabei wechselt die Rechtsgrundlage: Beim Besichtigungstermin gilt regelmäßig Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, spätestens ab der Erklärung, anmieten zu wollen, entsteht ein vorvertragliches Schuldverhältnis und Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO wird maßgebend.

Zusammenstellung nach der DSK-Orientierungshilfe Version 2.0, Stand Januar 2026, Abschnitte A bis C, und dem Musterfragebogen im Anhang. Die Orientierungshilfe bezeichnet ihre Darstellung selbst als nicht abschließend.

Phase 1: Die Besichtigung

Der Satz, an dem sich diese Phase entscheidet, steht zu Beginn des Abschnitts A: „Streben Mietinteressent:innen zunächst nur eine Besichtigung der Räumlichkeiten an, so ist es in aller Regel nicht erforderlich, Angaben zu den wirtschaftlichen Verhältnissen zu erfragen.“ Zulässig sind Name, Vorname und Anschrift. Der Musterfragebogen lässt dabei die Wahl zwischen postalischer Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse: „Es wird lediglich eine Angabe zu den genannten Kontaktdaten gefordert, die Angabe weiterer Kontaktdaten ist freiwillig.“

Beim Ausweis trennt die Orientierungshilfe zwei Dinge, die in der Praxis zusammenfallen. Vermieter sind „auch befugt, im Falle der Besichtigung allein durch die Mietinteressent:innen die Angaben durch Vorzeigen eines Personalausweises zu überprüfen und den Umstand der Überprüfung zu dokumentieren“. Für die Kopie gilt das Gegenteil: „Das Anfertigen einer Ausweiskopie ist nicht erforderlich und damit unzulässig.“ Unabhängig davon regelt § 20 Abs. 2 PAuswG, dass der Ausweis nur vom Ausweisinhaber oder mit dessen Zustimmung abgelichtet werden darf und die Ablichtung eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein muss.

Eine Ausnahme betrifft Sozialwohnungen: Weil § 27 Abs. 1 Wohnraumförderungsgesetz die Überlassung an den Nachweis der Wohnberechtigung knüpft, sind schon für die Besichtigung Angaben zum Vorliegen eines Wohnberechtigungsscheins sowie zur genehmigten Wohnfläche und zur Anzahl der Wohnräume erforderlich. Die Kopie des Scheins gehört erst in die zweite Phase.

Phase 2: Sie wollen die Wohnung

Mit der Erklärung, eine konkrete Wohnung anmieten zu wollen, ändert sich die Lage. Jetzt sind Angaben zur Zahl der einziehenden Personen und dazu, ob es sich um Kinder oder Erwachsene handelt, zulässig; weitere Angaben zu diesen Personen dürfen nicht eingeholt werden, es sei denn, sie möchten selbst Mietvertragspartner werden. Erfragt werden dürfen außerdem der derzeitige Arbeitgeber, der ausgeübte Beruf und ein eröffnetes, noch nicht abgeschlossenes Verbraucherinsolvenzverfahren. Zulässig sind ferner Fragen danach, ob in den letzten fünf Jahren Räumungsklagen wegen Mietzinsrückständen eingeleitet oder durchgeführt wurden, in denen das Verfahren mit einem Räumungstitel abgeschlossen wurde; der Musterfragebogen fragt dazu allgemeiner, ob in den letzten fünf Jahren ein Räumungstitel hinsichtlich Ihres Wohnraums ergangen ist.

Beim Einkommen lohnt der genaue Wortlaut. Erfragt werden darf die Höhe des Nettoeinkommens beziehungsweise des Betrags, der nach Abzug der laufenden monatlichen Belastungen zur Tilgung des Mietzinses zur Verfügung steht. Die Orientierungshilfe fügt hinzu: „Bezüglich der Höhe des Nettoeinkommens wäre jedoch auch die Angabe einer bestimmten Betragsgrenze durch Mietinteressent:innen ausreichend, verbunden mit dem Hinweis, dass diese Grenze überschritten wird.“ Der Musterfragebogen führt diese Alternative als eigenes Ankreuzfeld. Die Gründe der laufenden Belastungen sind dagegen ausgenommen: Die Erfragung der Forderungsgründe – Unterhaltsverpflichtungen, Darlehensverbindlichkeiten – ist unzulässig, weil sie für die Beurteilung der Bonität nicht erforderlich ist. Werden die Mietzahlungen vollständig von einer öffentlichen Stelle übernommen und direkt an den Vermieter geleistet, sind Fragen nach den Einkommensverhältnissen nach der Orientierungshilfe ganz unzulässig.

Bei Haustieren gilt die Frage als zulässig, soweit die Tierhaltung nicht ohnehin zum vertragsgemäßen Gebrauch zählt; ausgenommen sind Kleintiere in geschlossenen Behältnissen – die Orientierungshilfe nennt Wellensittiche, Hamster, Hauskaninchen, Meerschweinchen, Rennmäuse, Zierfische „und ähnliche Tiere“ und verweist auf das Urteil des Bundesgerichtshofs vom 14.11.2007 (Az.: VIII ZR 340/06).

Phase 3: Der Vermieter hat sich entschieden

Auch nach der Entscheidung für Sie werden Nachweise nicht automatisch fällig. Die Orientierungshilfe formuliert eine Möglichkeit, keinen festen Schritt: „Nach dieser Entscheidung kann die Einholung weiterer Informationen bei der / dem Erstplatzierten erforderlich sein.“ Das Wort kann trägt den Unterschied – ob und welcher Nachweis verlangt werden darf, entscheidet sich am Einzelfall.

Kommt ein Einkommensnachweis in Betracht, liegt sein Zeitpunkt „quasi unmittelbar vor Unterzeichnung des Vertrags“, und er kann „z. B. durch eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung, einen Kontoauszug oder einen Einkommensteuerbescheid in Kopie – jeweils unter Schwärzung der nicht erforderlichen Angaben – erfolgen“. Wie viele Abrechnungen vorzulegen sind, sagt die Orientierungshilfe nicht; die verbreitete Forderung nach drei Gehaltsnachweisen steht dort nicht. Werden die Mietzahlungen vollständig von einer öffentlichen Stelle übernommen und direkt an den Vermieter geleistet, tritt an diese Stelle ein geeigneter Nachweis über die Übernahme.

Für einen Bonitätsnachweis gilt derselbe Maßstab: Angefordert werden dürfen „nur solche Auskünfte …, die … ausschließlich die hierfür erforderlichen Angaben enthalten“; vorlegen dürfen Mietinteressenten sie selbst. Umgekehrt ist eine eigene Abfrage des Vermieters bei einer Auskunftei unzulässig, wenn bereits ausreichende Informationen über die Bonität vorliegen.

Zum Vormietverhältnis zieht die Orientierungshilfe eine klare Linie: „Fragen nach den Kontaktinformationen aktueller oder früherer Vermieter:innen“ sind unzulässig. Fragen nach erheblichen Pflichtverletzungen bleiben begrenzt zulässig – aber nur nach solchen, die „eine Kündigung rechtfertigen“, und erheblich sind sie „jedenfalls dann …, wenn sie auch noch in Zukunft zu erwarten sind“. Dazu kommt eine Hürde, deren zweite Hälfte in Ratgebern meist fehlt: Die Kündigung muss „entweder rechtskräftig oder die Pflichtverletzung in tatsächlicher Hinsicht unbestritten sein und auch aus Sicht der Mietinteressent:innen eine Kündigung in rechtlicher Hinsicht rechtfertigen“. Der Musterfragebogen formuliert es enger als die verbreitete Rede von der „rechtskräftigen Kündigung“: Er fragt, ob wegen einer tatsächlich vorliegenden, erheblichen Vertragsverletzung „rechtswirksam oder aufgrund einer solchen Pflichtverletzung rechtskräftig festgestellt gekündigt“ wurde.

Die Erheblichkeitsschwelle orientiert sich an § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 Buchst. a und b BGB: Sie ist überschritten, wenn Mieter für zwei aufeinander folgende Termine mit der Entrichtung der Miete „oder eines nicht unerheblichen Teils der Miete“ in Verzug sind oder in einem Zeitraum über mehr als zwei Termine ein Rückstand in Höhe von zwei Monatsmieten erreicht wird. Nach dem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 10.10.2012 (Az.: VIII ZR 107/12) liegt umgekehrt zum Beispiel keine zur Kündigung ausreichende Pflichtverletzung vor, wenn der Mietrückstand eine Monatsmiete des bestehenden Mietverhältnisses nicht übersteigt und die Verzugsdauer weniger als einen Monat beträgt. Künftige Vermieter sollten laut Orientierungshilfe außerdem Gelegenheit geben, Gründe vorzutragen, weshalb eine gleichartige Pflichtverletzung nicht zu erwarten ist – der Musterfragebogen hat dafür ein Freifeld.

Nach einer Absage sind die Daten zu löschen, sobald sie für den Zweck nicht mehr benötigt werden (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Kommen Ansprüche nach § 21 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz in Betracht, müssen sie „regelmäßig spätestens nach 6 Monaten gelöscht werden, soweit keine weitere Geltendmachung von Ansprüchen infrage kommt“; ausgenommen sind Kontaktdaten, in deren Nutzung zur Information über frei werdende Wohnungen eingewilligt wurde – oder wenn für die weitere Speicherung „die Voraussetzungen einer sonstigen Rechtsgrundlage, z. B. Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO, erfüllt sind“. Eine „schwarze Liste“ mit Daten auffälliger Interessenten hält die Orientierungshilfe für grundsätzlich unzulässig.

Fragen, die laut DSK regelmäßig unzulässig sind

Die Orientierungshilfe stellt die Folge in einem Satz klar: „Unzulässige Fragen müssen demnach nicht beantwortet werden.“ Die folgende Aufzählung ist keine Liste von Absolutheiten: Die Orientierungshilfe bezeichnet ihre Darstellung selbst als nicht abschließend, manche Punkte gelten nur für einen bestimmten Zweck, und bei den besonderen Kategorien vertritt ein Land eine abweichende Auffassung. Als regelmäßig unzulässig nennt sie unter anderem:

• Der Familienstand, wenn er allein wegen der gesamtschuldnerischen Haftung von Ehegatten abgefragt wird. Die Orientierungshilfe: „Allein aus dieser Zwecksetzung heraus ist kein berechtigtes Interesse der Vermieter:innen gegeben.“ Über andere Zwecke sagt sie an dieser Stelle nichts.
• Religion, Rasse und ethnische Herkunft. Das sind besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO, deren Verarbeitung untersagt ist. § 19 Abs. 3 AGG stellt nach der Orientierungshilfe „keinen eigenen datenschutzrechtlichen Erlaubnistatbestand bzw. keine Ausnahmeregelung im Sinne des Art. 9 Abs. 2 DS-GVO“ dar; aus ihm kann sich nur die Rechtfertigung einer unterschiedlichen Behandlung als Ausnahme vom zivilrechtlichen Diskriminierungsverbot ergeben. In einer Fußnote hält die Orientierungshilfe fest, dass Niedersachsen abweichend die Auffassung vertritt, die Verarbeitung solcher Daten könne für die in § 19 Abs. 3 AGG genannten Zwecke gerechtfertigt sein – Verantwortliche müssten die tatsächliche Verfolgung dieser Zwecke dann durch ein wohnungspolitisches Konzept nachweisen können.
• Die Staatsangehörigkeit. Sie ist „nicht erforderlich (im Sinne des Art. 6 Abs. 1 DS-GVO) und damit ebenfalls nicht zulässig“. Sie zählt nicht zu den besonderen Kategorien; die Orientierungshilfe begründet ihre Unzulässigkeit gesondert.
• Vorstrafen und laufende strafrechtliche Ermittlungsverfahren. Die Erhebung von Angaben zu Vorstrafen ist „grundsätzlich nicht erforderlich und damit unzulässig“.
• Heiratsabsichten, bestehende Schwangerschaften und Kinderwünsche. Sie zählen zum Kernbereich privater Lebensgestaltung.
• Die Mitgliedschaft in Parteien und Mietervereinen. Damit werde keine Aussage zur Zahlungsfähigkeit getroffen.
• Die Dauer der Beschäftigung. Beruf und Arbeitgeber dürfen erfragt werden, die Dauer nicht: „Fragen nach der Dauer der Beschäftigung sind damit unzulässig.“

Ein Formular mit Einwilligungserklärung repariert das nicht: „Die Verwendung von Einwilligungserklärungen gegenüber Mietinteressent:innen in Formularen zur Selbstauskunft ist nicht das richtige Mittel zur Datenerhebung.“ Wird der Vertragsabschluss von bestimmten Angaben abhängig gemacht, entsteht eine Zwangslage, in der keine freiwillige und damit wirksame Einwilligung zustande kommen kann.

Davon zu trennen ist der Umgang mit zulässigen Fragen. § 123 Abs. 1 BGB bestimmt, dass anfechten kann, „wer zur Abgabe einer Willenserklärung durch arglistige Täuschung oder widerrechtlich durch Drohung bestimmt worden ist“. Eine unzulässige Frage unbeantwortet zu lassen und eine zulässige falsch zu beantworten sind zwei verschiedene Vorgänge.

Schufa: Welche Auskunft für den Vermieter taugt

Hier werden zwei Dokumente leicht verwechselt. Die Datenkopie nach Art. 15 DSGVO stellt die SCHUFA nach eigener Darstellung kostenlos zur Verfügung; sie ist „zu Ihrer persönlichen Information gedacht“ und enthält unter anderem die in den vergangenen zwölf Monaten übermittelten Score-Werte. Für die Bewerbung ist sie deshalb das falsche Papier: „Nicht von Vermieter:innen angefordert werden dürfen ‚Selbstauskünfte‘ im Sinne des Art. 15 DS-GVO“, schreibt die Orientierungshilfe – sie enthalten häufig wesentlich mehr Angaben über die wirtschaftlichen Verhältnisse, als für die Beurteilung der Bonität erforderlich ist.

Für den Abschluss eines Mietvertrags verweist die SCHUFA auf ein eigenes Produkt, den SCHUFA-BonitätsCheck. Nach ihrer Beschreibung wird darin „lediglich ausgewiesen, ob Zahlungsstörungen vorliegen“; Scores enthält er ausdrücklich nicht. Er kann online bestellt werden und steht „nach Bezahlung sofort zum Download zur Verfügung“ – er ist also kostenpflichtig. Auch andere Auskunfteien bieten vergleichbare Nachweise an; maßgeblich ist nach der Orientierungshilfe nicht der Anbieter, sondern dass der Nachweis ausschließlich die erforderlichen Angaben enthält. Eine Frist, wie alt ein solcher Nachweis sein darf, nennen weder die Orientierungshilfe noch die SCHUFA auf ihrer Informationsseite; dass Vermieter ein aktuelles Dokument sehen wollen, ist verbreitete Praxis.

Ihre Mappe: vorbereiten, schwärzen, stufenweise senden

Aus den drei Phasen folgt eine einfache Ablage: drei Dateien statt einer. In die erste gehört nichts – für Anfrage und Besichtigung genügen Name und ein Kontaktweg. In die zweite kommen die Angaben, nach denen in dieser Phase gefragt wird – und nur die, die für die konkrete Wohnung erforderlich sind; eine vorab vollständig ausgefüllte Selbstauskunft gibt meist mehr preis als nötig. In die dritte kommt, was im Einzelfall verlangt wird: Einkommensnachweis, gegebenenfalls ein Bonitätsnachweis. Einen kostenpflichtigen Bonitätsnachweis vorab zu bestellen, bevor überhaupt jemand danach gefragt hat, ergibt nach dieser Systematik keinen Sinn – in den Phasen A und B ist er nicht erforderlich, und ob er in Phase C erforderlich ist, entscheidet der Einzelfall.

Der Musterfragebogen ist dabei keine allgemeingültige Liste. Ihm ist vorangestellt, dass Vermieter vor der Nutzung prüfen müssen, „inwieweit die benannten Fragen und geforderten Unterlagen für das jeweilige Mietverhältnis erforderlich sind“, und dass der Bogen „auf die vorliegende Situation angepasst werden“ muss: „Nicht erforderliche Fragen sind nicht zu stellen, nicht erforderliche Unterlagen nicht anzufordern.“ Wer ihn ungeprüft eins zu eins übernimmt, verfehlt seinen Zweck ebenso wie jemand, der darüber hinausgeht.

Das Schwärzen gehört in die ruhige Minute, nicht in den Moment, in dem die Zusage im Postfach liegt. Der Musterfragebogen hebt den Punkt hervor: „Auf den entsprechenden Unterlagen können nicht erforderliche Angaben geschwärzt werden.“ Bei einem Kontoauszug betrifft das den größten Teil der Seite.

Der Zeitdruck entsteht ohnehin nicht bei der Mappe, sondern davor: Wie eng das Fenster zwischen Inserat und Absage sein kann, zeigt der Beitrag über eine Vermietung in der Nachbarschaft mit 300 Anfragen in zwei Stunden. MietWatch meldet neue Inserate in zwanzig deutschen Städten per Telegram; wer die drei Dateien fertig hat, muss danach nur noch die passende schicken. Für angespannte Märkte führen wir eigene Übersichten, etwa zu Mietwohnungen in München, Berlin und Frankfurt; die Angebotsmieten der zwanzig beobachteten Städte stehen im Städtevergleich.

Dieser Beitrag gibt den Stand der Berichterstattung wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob eine Regelung auf Ihren Fall zutrifft, klärt der örtliche Mieterverein oder eine Anwältin für Mietrecht.

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